A közjegyzői iroda nem csupán egy hivatalos helyszín, ahol aláírások válnak jogerőssé; ez az a pont, ahol a jogi biztonság és a személyes életút legfontosabb döntései találkoznak. Azonban még a leggondosabb előkészületek mellett is gyakori, hogy az ügyfelek hiányos dokumentációval érkeznek. Ez nemcsak kellemetlen, de súlyos időveszteséggel, plusz költségekkel, sőt, akár kritikus határidők elmulasztásával is járhat. A stresszmentes ügyintézés kulcsa a precíz, előzetes dokumentum-ellenőrzés, amely messze túlmutat a személyi igazolvány becsomagolásán.
A közjegyző munkájának lényege a jogi tények, nyilatkozatok és szerződések hitelességének garantálása. Ehhez minden esetben azonosítani kell az ügyfelet, tisztázni kell a jogi hátteret, és igazolni kell az érintett vagyontárgyak vagy jogviszonyok valós állapotát. Egyetlen hiányzó papír – legyen az egy egyszerű lakcímkártya vagy egy bonyolult tulajdoni lap – is azonnal megállíthatja a folyamatot. Éppen ezért elengedhetetlen, hogy tisztában legyünk azokkal a dokumentumokkal, amelyek a leggyakrabban hiányoznak a magyar közjegyzői gyakorlatban.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy a közjegyzői eljárás során a késedelmek 80%-át a hiányos vagy nem megfelelő formában lévő dokumentáció okozza. Az idő a legdrágább tényező.
Az alapszintű azonosítók, amelyek gyakran feledésbe merülnek
Minden közjegyzői eljárás az ügyfél azonosításával kezdődik. Bár ez triviálisnak tűnhet, számos apró hiba fordul elő ezen a ponton. Az ügyfélnek igazolnia kell személyazonosságát és lakcímét. Magyarországon ehhez általában három dokumentum szükséges, amelyek közül az egyik vagy másik szinte mindig hiányzik, vagy nem megfelelő állapotban van.
Az első és leggyakoribb hiba a lejárt okmányok használata. A személyi igazolvány, útlevél vagy vezetői engedély érvényességét szigorúan ellenőrizni kell. A közjegyző nem végezhet hiteles eljárást lejárt dokumentum alapján. Sokan elfelejtik, hogy ha a személyi igazolvány plasztikkártya formátumú, de a lakcímkártya nem áll rendelkezésre, akkor az azonosítás hiányos lehet.
A második kritikus dokumentum a lakcímkártya. Míg a személyi igazolvány (vagy útlevél) a személyazonosságot igazolja, a lakcímkártya a hivatalos magyarországi lakcímet tanúsítja. Bármilyen ingatlanügylet, de még egy egyszerű hitelügyintézés során is elengedhetetlen. Gyakori eset, hogy az ügyfelek az ideiglenes lakcímkártyát felejtik otthon, vagy azt hiszik, hogy a régi, papír alapú igazolvány is elegendő.
Külföldi állampolgárok esetében a helyzet bonyolultabb. Nem elegendő a külföldi útlevél vagy személyi igazolvány. Szükség lehet a tartózkodási engedélyre, a regisztrációs igazolásra, illetve ha magyarországi lakcímet is igazolni kell, akkor a magyar lakcímkártyára is. Ezen felül, ha az okmányok nem angol vagy német nyelven íródtak, azok hiteles fordítása is előírás lehet.
Ingatlanügyletek: A tulajdoni lap és az elfelejtett részletek
Az ingatlan adásvétel, ajándékozás, vagy jelzáloghitel felvétele a közjegyzői ügyintézés leggyakoribb, de egyben legösszetettebb területe. Itt nem csak a felek azonosítása, hanem az ingatlan jogi státuszának teljes tisztázása is szükséges. A leggyakrabban hiányzó dokumentumok listája ezen a területen a leghosszabb.
A tulajdoni lap: Nem mindegy, milyen a másolat
Bár a közjegyzők hozzáférnek az ingatlan-nyilvántartáshoz, és le tudnak kérni elektronikus tulajdoni lap másolatot, sok esetben az ügyfél előzetes tájékoztatása és az eljárás gyorsítása érdekében elvárható, hogy a friss, 30 napnál nem régebbi, hitelesített tulajdoni lapot bemutassák. A legnagyobb hiba, ha az ügyfél egy korábbi, régóta birtokolt papír alapú kivonatot visz be, ami már nem tükrözi a valós jogi helyzetet, vagy egy egyszerű, nem hitelesített internetes másolatot.
Különösen fontos a teljes tulajdoni lap megléte, nem csupán a szemle. A teljes tulajdoni lap tartalmazza a bejegyzett jogokat, terheket (pl. elidegenítési és terhelési tilalom, jelzálog) és a törölt bejegyzéseket is, amelyek a jogi előzményeket mutatják. Ezek nélkül a közjegyző nem tudja teljes körűen felmérni a kockázatokat.
Házastársi vagyonközösség igazolása
Ha az ingatlan eladója házas, de az ingatlan csak az egyik házastárs nevén van, szinte mindig elfelejtik a házassági vagyonjogi szerződést, amennyiben az eltér a törvényes vagyonközösségtől. Ha nincs ilyen szerződés, akkor a közjegyzőnek igazolnia kell, hogy a másik fél (házastárs) hozzájárul-e az ügylethez. Ehhez a házastárs személyes megjelenése, vagy egy külön, közjegyző által hitelesített hozzájáruló nyilatkozat szükséges. A feledékenység gyakran itt ütközik ki: a nem tulajdonos házastárs igazolványai hiányoznak, vagy a hozzájáruló nyilatkozat nincs megfelelően hitelesítve.
Az energetikai tanúsítvány
Ingatlan adásvétel esetén a törvény előírja az energetikai tanúsítvány bemutatását. Bár a közjegyző nem felelős a tanúsítvány tartalmáért, az okiratba való hivatkozás és a tanúsítvány bemutatása kötelező. Sok ügyfél úgy gondolja, hogy elég, ha a vevő tud róla, de a dokumentumot fizikailag vagy elektronikusan be kell mutatni az eljárás során.
Gyakori tévedés, hogy az ingatlanügyekben elegendő a felek szóbeli megegyezése a birtokbaadás időpontjáról. A közjegyzői okiratba foglalt szerződésekhez azonban a fizetési igazolásokhoz és a birtokállapothoz kapcsolódó banki igazolások is szükségesek lehetnek.
Az ingatlanhoz kapcsolódó közüzemi tartozások vagy igazolások is gyakran hiányoznak. Bár a tartozásmentesség igazolása nem minden esetben kötelező a közjegyzői okirat érvényességéhez, a felek érdekeit védve a közjegyző kérheti az utolsó közüzemi számlák másolatát, különösen, ha az ügylet célja a végrehajtási záradék kibocsátása a tartozások rendezésére.
| Dokumentum típusa | Miért felejtik el? | Kritikus szerepe |
|---|---|---|
| 30 napnál nem régebbi tulajdoni lap | Azt hiszik, a közjegyző automatikusan lekéri vagy elég egy régebbi másolat. | Az ingatlan aktuális jogi terheinek és státuszának igazolása. |
| Energetikai tanúsítvány | Elfelejtik, hogy a szerződés része, nem csak tájékoztatás. | Törvényi kötelezettség az adásvételi szerződésben való hivatkozás. |
| Házastárs hozzájárulása/Igazolványai | A tulajdonosnak hiszik, hogy egyedül dönthet, ha csak az ő nevén van az ingatlan. | A vagyonközösség fennállása esetén a jogi érvényesség biztosítása. |
| Adó- és értékbizonyítvány | Hagyatéki eljárásnál vagy illetékfizetésnél szükséges. | Az ingatlan értékének hivatalos meghatározása. |
Öröklési ügyek és a hagyatéki eljárás buktatói
A hagyatéki eljárás rendkívül érzékeny, és a gyász miatt az ügyfelek gyakran nehezen koncentrálnak a szükséges adminisztrációra. A közjegyző az elhunyt utolsó lakóhelye szerint illetékes járásbíróságtól kapja meg az eljárás lefolytatására vonatkozó megkeresést, de a tényleges munka a dokumentumok összegyűjtésével kezdődik.
A halotti anyakönyvi kivonat és a rokoni kapcsolatok igazolása
Bár a halotti anyakönyvi kivonat megléte alapvető, a legnagyobb hiányosságok a rokoni kapcsolatok igazolásánál jelentkeznek. Ha az öröklés törvényes rend szerint történik, a közjegyzőnek pontosan tudnia kell, ki milyen jogcímen örököl. Ehhez szükséges lehet a születési anyakönyvi kivonatok teljes láncolata, a házassági anyakönyvi kivonatok, sőt, válás esetén a jogerős bírósági ítéletek is.
Gyakran előfordul, hogy a nagyszülők vagy távolabbi rokonok öröklése esetén az ügyfelek csak a saját dokumentumaikat viszik be, de elfelejtik a köztes láncszemeket igazoló anyakönyvi kivonatokat. Például, ha egy unokatestvér örököl, igazolni kell, hogy az ő szülője (az elhunyt testvére) valóban az elhunyt testvére volt. Ez rendkívül nagy mennyiségű papírmunkát jelenthet, amit előzetesen össze kell gyűjteni.
A végrendelet eredetije és a letéti igazolás
Ha az elhunyt végrendeletet hagyott hátra, a közjegyzőnek az eredeti dokumentumra van szüksége. Ha a végrendeletet korábban közjegyzői letétbe helyezték, akkor a letéti igazolást kell bemutatni. Sokan azt hiszik, hogy elegendő a végrendelet másolata vagy egy korábbi vázlata. A közjegyző csak az eredeti, vagy a letéti igazolás alapján kikért eredeti végrendeletet veheti figyelembe.
Különösen problémás lehet a magánvégrendeletek helyzete. Ha a végrendeletet magánokiratként állították ki, de nem közjegyző előtt, akkor szigorú formai követelményeknek kell megfelelni (pl. saját kezű írás vagy két tanú aláírása). Ha a tanúk adatai, vagy a formai követelmények igazolása hiányzik, az a végrendelet érvénytelenségét okozhatja.
A hagyatéki vagyon pontos leltára
A közjegyzőnek szüksége van a hagyaték pontos listájára. Ez magában foglalja az ingatlanok adatait, a bankszámlák pontos megnevezését és számát, az értékpapír-számlákat, a gépjárművek forgalmi engedélyét, sőt, a meglévő tartozások (hitel, kölcsön) dokumentációját is. A leggyakrabban elfelejtett tételek:
- Régi, inaktívnak hitt bankszámlák vagy takarékbetétek igazolásai.
- Biztosítási kötvények (életbiztosítás, nyugdíjbiztosítás), amelyek kedvezményezettje lehet az örökös.
- Külföldi vagyonra vonatkozó igazolások (ezek hiteles fordítása és apostille-lel való ellátása is szükséges lehet).
A gépjárművek esetében a forgalmi engedély és a törzskönyv megléte alapvető, de sokan csak a gépjárművet említik, a szükséges okmányokat nem viszik magukkal.
Családjogi és vagyonjogi szerződések: A házassági anyakönyvi kivonat
A házassági vagyonjogi szerződés, az élettársi vagyonközösség megszüntetése, vagy a közös vagyon megosztása közjegyző előtt történik. Ezen eljárások során a felek jogviszonyának jogi alapját kell igazolni.
A leggyakrabban elfelejtett dokumentum a házassági anyakönyvi kivonat. Bár a felek személyesen igazolják házassági státuszukat, a közjegyzőnek az okiratot is látnia kell a szerződés jogi alapjának rögzítéséhez. Élettársi kapcsolat esetén az élettársi nyilatkozat (ha korábban készült) vagy a közös lakcím igazolása, illetve a kapcsolat fennállásának egyéb módokon történő alátámasztása szükséges.
A vagyonjogi szerződések esetén a felek gyakran csak a nagy értékű vagyontárgyakra (ingatlan, autó) fókuszálnak, és elfelejtik a kisebb, de jogilag releváns vagyontárgyak (pl. műtárgyak, részvények, üzletrészek) pontos listáját és az azokhoz kapcsolódó beszerzési dokumentumokat.
Ha a szerződés tárgya egy adott ingóság, amelynek értékét vitatják, a szakértői értékbecslés vagy a beszerzési számlák is elengedhetetlenek lehetnek. A közjegyzőnek garantálnia kell, hogy a szerződésben szereplő vagyon pontosan azonosítható és jogilag rendezhető legyen. Ennek hiányában a szerződés végrehajthatósága (például végrehajtási záradék alkalmazása) megkérdőjeleződik.
Külön figyelmet érdemel a külföldön kötött házasságok esete. Itt a házassági anyakönyvi kivonatot nemzetközi (többnyelvű) formában, vagy hiteles fordítással és szükség esetén Apostille felülhitelesítéssel kell bemutatni. Ezen plusz dokumentumok beszerzése hosszú időt vehet igénybe, ezért előre kell tervezni.
Vállalkozási és cégügyek: A cégkivonat és aláírási címpéldány
A közjegyző szerepe a gazdasági életben is kulcsfontosságú, különösen cégalapításnál, cégjegyzésnél, hiteles aláírásminták készítésénél, vagy végrehajtási záradék kibocsátásánál üzleti tartozások esetén. A vállalkozások képviselői gyakran rutinszerűen intézik ezeket az ügyeket, de a formális követelmények alól ők sem bújhatnak ki.
A hatályos cégkivonat és az aláírási jogosultság
Ha egy cég nevében jár el valaki, a közjegyzőnek igazolnia kell a cég fennállását és a képviselő jogosultságát. Bár a közjegyző elektronikusan hozzáfér a cégadatokhoz, az ügyintézés gyorsításához és a jogi biztonság érdekében elvárható, hogy az ügyfél egy friss, 30 napnál nem régebbi, hiteles cégkivonatot mutasson be. Ez különösen igaz, ha a cég külföldi, vagy ha a közjegyzőnek külföldi hatóságok számára kell hitelesítést végeznie.
A leggyakoribb hiányosság az aláírási címpéldány vagy az aláírásminta. Ha a képviselő aláírását hitelesíteni kell, vagy a közjegyző előtt tesz nyilatkozatot, az aláírási címpéldány (vagy annak közjegyző által hitelesített másolata) elengedhetetlen. Gyakran előfordul, hogy a régi, papír alapú címpéldány már nem aktuális, vagy az ügyvezető személye megváltozott.
Ha a cég képviseletében nem az ügyvezető, hanem egy meghatalmazott jár el, a meghatalmazás eredeti, közjegyző által hitelesített példánya nélkülözhetetlen. Ezen felül a meghatalmazott személyazonosságát igazoló okmányok is szükségesek.
A hitel- és kölcsönszerződések mellékletei
Végrehajtási záradék kibocsátása iránti kérelem esetén, amely gyakori eljárás vállalkozások és bankok között, a közjegyzőnek nem csak a kölcsönszerződésre van szüksége, hanem az összes jogviszonyt alátámasztó mellékletre is. Ezek lehetnek: fedezeti szerződések, zálognyilatkozatok, biztosítéki szerződések, valamint a fizetési felszólítások igazolásai. Ezek hiányában a végrehajtási záradék kibocsátása megtagadható.
Meghatalmazások és nyilatkozatok: A tanúk szerepe és az adatok hiánya
Amikor valaki nem személyesen jár el, hanem meghatalmazott útján, vagy amikor egy nyilatkozatot bizonyos jogi hatály elérése érdekében tanúkkal kell ellátni, a dokumentum-előkészítés újabb kritikus pontokat vet fel.
A tanúk személyazonosságának igazolása
Bizonyos esetekben (például magánvégrendelet készítése, vagy olyan nyilatkozatok, ahol a fél írástudatlan vagy korlátozottan cselekvőképes) két tanú jelenléte és aláírása szükséges. A közjegyzőnek a tanúk személyazonosságát is igazolnia kell. A legnagyobb hiba, ha a tanúk eljönnek, de elfelejtik a saját személyazonosító okmányukat és lakcímkártyájukat. A tanúknak ráadásul nem lehetnek érdekeltek az ügyletben.
A meghatalmazás formai követelményei
Ha a meghatalmazás nem közjegyző előtt készült, hanem magánokiratban, de a közjegyző előtti eljáráshoz szükséges, akkor a meghatalmazás aláírását is hitelesíteni kell. A közjegyző csak az eredeti, hitelesített meghatalmazást fogadja el. Gyakori hiba, hogy az ügyfél fénymásolatot hoz, vagy olyan meghatalmazást, amelynek aláírása nem hitelesített.
Külföldi meghatalmazások esetén a szabályok még szigorúbbak. A külföldi közjegyző vagy hatóság által kiállított meghatalmazásnak rendelkeznie kell az Apostille felülhitelesítéssel (ha a kibocsátó ország tagja a Hágai Egyezménynek), valamint hiteles magyar fordítással. Ezen dokumentumok beszerzése heteket vehet igénybe, ezért előre kell gondoskodni róluk.
Speciális esetek: Másolatok, fordítások és Apostille
A közjegyzői eljárások során az egyik leginkább alábecsült terület a dokumentumok formája és nyelve. A közjegyző alapvető feladata, hogy a jogi aktusokat teljes bizonyító erejű okiratba foglalja, amelyhez minden alátámasztó dokumentumnak megfelelő formájúnak kell lennie.
Az eredeti dokumentumok elengedhetetlensége
A magyar jog szerint a közjegyzőnek az eredeti okirat alapján kell eljárnia. Bár a közjegyző képes hiteles másolatot készíteni egy eredeti dokumentumról, az ügylet alapját képező okiratokat (pl. szerződések, végrendeletek) eredetiben kell bemutatni. A fénymásolatok, szkennelt dokumentumok vagy nem hitelesített másolatok nem elegendőek, és azonnali elutasítást eredményeznek.
Kivételek persze vannak, például a tulajdoni lap esetében, ahol az elektronikus úton lekérdezett hiteles másolat is elfogadott, de a személyi okmányok, a házassági anyakönyvi kivonatok és a végrendeletek esetében a fizikai eredetiség elvárás.
Hiteles fordítások hiánya
Ha az ügylet szempontjából releváns dokumentum nem magyar nyelvű, annak hiteles magyar fordítása szükséges. Ezt a fordítást általában az Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda (OFFI) állítja ki. Gyakori hiba, hogy az ügyfél egyszerű, nem hitelesített fordítással érkezik, vagy azt hiszi, hogy az angol nyelvű dokumentum elfogadható OFFI fordítás nélkül.
Bár egyes közjegyzők, akik rendelkeznek megfelelő nyelvtudással, bizonyos esetekben eltekinthetnek az OFFI-tól, ez kockázatos. A biztonságos és jogilag megkérdőjelezhetetlen eljárás érdekében mindig a hiteles fordítás javasolt, különösen, ha a dokumentumot külföldön is fel akarják használni.
Apostille és felülhitelesítés
Külföldi okiratok esetében, ha a kibocsátó ország nem tagja a hágai egyezménynek, vagy ha a dokumentumot nemzetközi jogi környezetben kell felhasználni, szükség lehet az Apostille (felülhitelesítés) alkalmazására. Ez igazolja, hogy a külföldi dokumentumot kiállító hatóság aláírása és pecsétje valódi. Ennek hiánya a külföldi okirat jogi érvényességének azonnali megkérdőjelezését vonja maga után Magyarországon. Az Apostille beszerzése bonyolult és időigényes folyamat, amelyről az ügyfélnek előzetesen tájékozódnia kell a kibocsátó ország hatóságainál.
Pénzügyi dokumentumok: A stresszmentes hitelügyintézés garanciája
A közjegyzői okiratba foglalt hitel- és kölcsönszerződések, valamint a tartozáselismerő nyilatkozatok esetében a pénzügyi háttérdokumentumok hiánya okozza a legtöbb fennakadást. A közjegyző feladata, hogy a szerződés tartalmát és végrehajthatóságát ellenőrizze.
Hitelügyekben a közjegyző nem csupán a szerződést ellenőrzi, hanem azt is, hogy a felek pénzügyi jogviszonya megfelelően dokumentált-e. A leggyakrabban elfelejtett elem a folyósítás igazolása.
A folyósítás igazolása
Ha a közjegyző előtt egy kölcsönszerződést írnak alá, amely alapján végrehajtási záradékot bocsátanak ki, a közjegyzőnek igazolnia kell, hogy a kölcsönösszeg ténylegesen folyósításra került. A leggyakrabban hiányzó dokumentumok ezen a téren a banki átutalási igazolások vagy a pénz átvételét igazoló bizonylatok. A felek szóbeli nyilatkozata a folyósításról nem elegendő.
A biztosítékok dokumentációja
Amennyiben a kölcsönszerződést biztosítékokkal (pl. jelzálog, óvadék) erősítették meg, a biztosítékul szolgáló vagyontárgyakra vonatkozó dokumentumokat is be kell mutatni. Ingatlan fedezet esetén a jelzálogszerződés és a tulajdoni lap, gépjármű fedezet esetén a törzskönyv és a forgalmi engedély szükséges. Elfelejtik, hogy a közjegyzőnek a biztosíték jogi státuszát is ellenőriznie kell.
A stresszmentes ügyintézés titka: A digitális előkészület és az ellenőrző lista
A közjegyzői ügyintézés zökkenőmentessé tétele érdekében a digitális előkészület és a szisztematikus ellenőrző lista használata a leghatékonyabb módszer. Mielőtt időpontot foglalna, célszerű a közjegyzővel vagy az iroda munkatársával részletesen egyeztetni, hogy az adott ügytípushoz pontosan milyen okmányok szükségesek.
Előzetes egyeztetés és digitális másolatok
Sok közjegyzői iroda lehetővé teszi, hogy az ügyfelek előzetesen elküldjék a dokumentumok (személyi igazolvány, tulajdoni lap, szerződéstervezet) másolatát e-mailben. Ez lehetővé teszi a közjegyző számára, hogy előzetesen áttekintse az anyagot, és még az ügyfél megjelenése előtt jelezze a hiányosságokat vagy a jogi problémákat. Bár a hitelesítéshez az eredeti dokumentumok bemutatása szükséges, az előzetes digitális ellenőrzés óriási időt takaríthat meg.
Különösen fontos ez a nagyobb terjedelmű szerződések, például házassági vagyonjogi szerződések esetében, amelyek mellékleteket és vagyonleltárakat is tartalmaznak. Ha a leltár hiányos vagy pontatlan, a közjegyző előre figyelmeztethet.
A jogi képviselő szerepe a dokumentumkezelésben
Ha az ügyfél jogi képviselő (ügyvéd) segítségét veszi igénybe, az ügyvéd felelőssége a dokumentáció teljeskörű előkészítése. Az ügyvédnek nemcsak a szerződést kell elkészítenie, hanem biztosítania kell, hogy az összes alátámasztó okirat (tulajdoni lapok, anyakönyvi kivonatok, cégkivonatok) megfeleljen a közjegyzői eljárás követelményeinek, beleértve a hiteles fordításokat és az Apostille-t is. A jogi képviselő közreműködése minimalizálja a feledékenységből adódó hibákat.
Részletes ellenőrző lista a leggyakoribb ügytípusok szerint
Az alábbi átfogó lista segít a felkészülésben, kategorizálva a leggyakrabban előforduló közjegyzői eljárásokat és az azokhoz szükséges, ám gyakran elfelejtett dokumentumokat.
1. Általános azonosításhoz szükséges dokumentumok (Minden ügytípushoz)
- Érvényes személyi igazolvány vagy útlevél (eredeti).
- Lakcímkártya (eredeti).
- Adókártya (szükséges a pénzügyi tranzakciókhoz és illetékfizetéshez).
- Külföldi állampolgárok esetén: Tartózkodási engedély/Regisztrációs igazolás.
Kiemelt hiba: Lejárt okmányok bemutatása, vagy a lakcímkártya hiánya.
2. Ingatlanügyletek (Adásvétel, Jelzálog)
- Friss (30 napnál nem régebbi) teljes tulajdoni lap (eredeti vagy hiteles elektronikus másolat).
- Energetikai tanúsítvány (másolat, de a számát rögzíteni kell).
- Előző adásvételi szerződés (igazolhatja a tulajdonszerzés jogcímét).
- Házassági anyakönyvi kivonat (ha házastársi vagyonközösség érintett).
- Házastárs személyi okmányai és jelenléte, vagy közjegyző által hitelesített hozzájáruló nyilatkozat.
- Bankszámla kivonatok/átutalási igazolások (a vételár folyósításának igazolására).
Kiemelt hiba: A házastárs hozzájárulásának vagy a friss tulajdoni lapnak a hiánya.
3. Hagyatéki eljárás
- Halotti anyakönyvi kivonat (eredeti vagy hiteles másolat).
- Az elhunyt valamennyi anyakönyvi kivonata (születési, házassági, válási ítélet).
- Az örökösök rokonsági láncolatát igazoló anyakönyvi kivonatok (születési, házassági).
- Végrendelet (eredeti), vagy a letéti igazolás.
- Bankszámlák, értékpapírok, biztosítási kötvények igazolásai.
- Gépjármű forgalmi engedélye és törzskönyve.
- Külföldi dokumentumok esetén: Hiteles fordítás és Apostille.
Kiemelt hiba: A rokonsági láncolat igazolásához szükséges köztes anyakönyvi kivonatok hiánya.
4. Vállalkozási és Cégügyek
- Hatályos, 30 napnál nem régebbi cégkivonat.
- Aláírási címpéldány vagy aláírásminta (közjegyző által hitelesített eredeti).
- Társasági szerződés (alapító okirat) aktuális példánya.
- Képviseleti jogot igazoló dokumentumok (pl. közgyűlési határozatok).
- Meghatalmazás, ha nem a képviselő jár el (eredeti, hitelesített).
Kiemelt hiba: A cégkivonat kora vagy az aláírási címpéldány hiánya.
5. Meghatalmazások és nyilatkozatok
- A meghatalmazó és a meghatalmazott személyi okmányai.
- Ha a meghatalmazás nem közjegyző előtt készült: annak közjegyző által hitelesített példánya.
- Tanúk esetén: A két tanú érvényes személyi okmányai és lakcímkártyája.
Kiemelt hiba: A tanúk azonosító okmányainak hiánya vagy a meghatalmazás nem megfelelő hitelesítése.
A közjegyzői eljárás soha nem lehet rutinszerű, hiszen minden ügy egyedi jogi helyzetet takar. Az alapvető dokumentumokon túl az ügy egyedi körülményei is megkívánhatnak további igazolásokat. A gondos előkészület, a közjegyzővel való proaktív kommunikáció és a fenti ellenőrző lista szisztematikus végigvitele elengedhetetlen a zökkenőmentes és sikeres ügyintézéshez, elkerülve ezzel a bosszantó és költséges visszautazásokat.
